ИТ-специалисты не могут автоматизировать все, что находится в их компетенции, и уж тем более все сразу. Однако существуют проверенные шаги, которые можно предпринять для безопасной автоматизации.

Автоматизация жизненно важна для современных ИТ, поскольку она позволяет ИТ-командам точно, последовательно и быстро выполнять общие рабочие процессы и повторяющиеся задачи. Однако автоматизация далеко не всегда происходит автоматически.

Путь к автоматизации чреват ошибками и потерями. Большинство ИТ-администраторов знают много страшных историй, связанных с автоматизацией: огромный проект по решению незначительной задачи, пагубные изменения процессов ради автоматизации и головная боль от неудачного выбора инструмента. Тщательное планирование и согласованные усилия – вот что необходимо для полноценного и надежного внедрения автоматизации.

Существует восемь шагов, позволяющих перевести ИТ-задачу из разряда ручных в разряд автоматизированных:

1. Выбрать правильный объект автоматизации.
2. Выстроить последовательность шагов для выполнения задачи.
3. Выявить проблемные области.
4. Создать набор инструментов для автоматизации.
5. Установить первоначальный масштаб.
6. Проводить мониторинг и измерения.
7. Развивать проект с течением времени.
8. Поддерживать внедрение автоматизации.

1. Поиск возможностей автоматизации
Автоматизация – это не принцип “все или ничего”. Не каждый процесс или задача должны или даже могут быть автоматизированы. Не нужно автоматизировать все одновременно, чтобы продемонстрировать ценность автоматизации для бизнеса.

Для начала определите общие и часто выполняемые задачи с минимальной сложностью. Зачастую именно такие задачи выигрывают от автоматизации. Как правило, кандидатами на автоматизацию являются процессы и задачи, которые ИТ-администраторы выполняют часто и на которые тратится значительное время. В качестве примера можно привести сброс пароля пользователя и инициализацию экземпляров виртуальных машин.

2. Оценить рабочие процессы автоматизации
Организации сталкиваются с проблемой перевода человеческих рабочих процессов в автоматизированные. Автоматизация каждый раз выполняет одни и те же действия одинаково. Различные бизнес-процессы и ИТ-процессы могут использовать кардинально разные подходы для достижения одного и того же результата. Кроме того, исключения из правил создают серьезные проблемы для автоматизации.

Оцените множество возможностей для автоматизации, даже если вы не собираетесь внедрять их все немедленно. Рассмотрите текущие рабочие процессы и найдите общие последовательности или подпроцессы для автоматизации. Затем ИТ-специалисты могут внедрить и повторно использовать эти последовательности в рамках нескольких проектов автоматизации. Чем больше общих последовательностей или процессов, тем проще и эффективнее будет задача автоматизации. Во многих случаях существующие человеческие рабочие процессы можно изменить или разделить, чтобы получить преимущества от автоматизации.

3. Учесть исключения и трудности
Когда проекты автоматизации определены, необходимо сосредоточиться на их реализации. Инженеры по автоматизации разрабатывают процессы и решают, как обрабатывать исключения, например, переменные или опции. Исключения могут быть сложными и трудоемкими для реализации; ИТ-лидеры могут предпочесть автоматизировать самые простые процессы, а исключения оставить для вмешательства человека.

В качестве примера можно привести инициализацию виртуальных машин: ИТ-команды могут полностью автоматизировать этапы инициализации ВМ. Однако атрибуты конфигурации ВМ – количество процессоров, объем памяти и файл образа ВМ для развертывания – требуют ручного ввода и создают исключения. Другой пример – автоматизация бизнес-процессов, требующих на завершающем этапе человеческой подписи. Инженеры по автоматизации должны проектировать сочетание автоматизированных и контролируемых человеком этапов, включая задержки или ошибочный ввод.

4. Выбор средств автоматизации или фреймворков
Оцените продукты для автоматизации ИТ, которые наилучшим образом подходят для проектов. Существуют инструменты, ориентированные на ИТ, или платформы для автоматизации бизнес-процессов. Одни продукты развертываются и управляются собственными силами, другие работают по принципу SaaS. Сравните функции, возможности, удобство использования и взаимодействие с другими инструментами для центров обработки данных или бизнеса.

Прежде чем выбрать инструмент автоматизации, проверьте его на работоспособность. Сузьте список доступных инструментов до перспективных кандидатов, а затем протестируйте каждого финалиста с помощью демоверсий или других пробных вариантов.

Altevics — программное обеспечение для автоматизации ИТ на платформе GreenData от соавторов ITIL. Универсальное программное решение для автоматизации процессов ИТ-подразделений и ИТ-компаний среднего и крупного размера в соответствии с рекомендациями ITIL 4 . Узнать больше

5. Начните с малого и развивайтесь
Лучший способ внедрить автоматизацию – это доказать ее ценность для предприятия. Внедрите ее на одной-двух самых простых задачах или рабочих процессах, которые потенциально могут высвободить больше всего времени.

Такие начинания обычно рассматриваются как пилотные или пробные проекты. Владельцы средств автоматизации изучают и осваивают инструмент или инструменты для работы, доказывая их эффективность руководителям и командам. Начинать с малого – значит свести к минимуму перебои в работе и культурный шок, а также дать возможность ИТ-командам найти и устранить проблемы, связанные с инструментом или его использованием.

6. Отслеживать результаты
После того как ИТ-команда внедрит инструмент автоматизации задач или рабочих процессов, следует использовать метрики или KPI для объективной оценки влияния автоматизации на бизнес.

Каждая задача и рабочий процесс имеют определенную бизнес-ценность. Это может быть просто стоимость выполнения задачи в рабочих часах. Если автоматизация значительно сокращает время выполнения задачи, то и стоимость этой задачи также значительно снижается. Таким образом, автоматизация приносит экономию.

Аналогичным образом, автоматизированные задачи выполняются каждый раз одинаково, что должно снизить количество ошибок. С уменьшением количества ошибок автоматизация повышает удовлетворенность пользователей и сокращает потери времени на устранение проблем, которых можно было бы избежать.

Наконец, мониторинг помогает определить узкие места в автоматизированных процессах. Например, задача инициализации может завершиться неудачей из-за нехватки памяти на сервере, а при наличии необходимых ресурсов – успешно. Мониторинг является единственным объективным средством оценки эффективности автоматизации и выявления проблем, требующих устранения.

7. Расширить внедрение
После того как небольшой набор задач и рабочих процессов автоматизирован, а ценность автоматизации для бизнеса доказана, наступает время планомерно автоматизировать дополнительные задачи, которые могут быть более сложными или простыми, но менее ценными, чем те, что были в первом раунде. Как правило, цель состоит в том, чтобы сосредоточить инвестиции в автоматизацию на рабочих процессах с высокой интенсивностью и низким уровнем риска, иногда избегая рабочих процессов с исключениями, до тех пор, пока использование автоматизации в бизнесе не станет зрелым.

Автоматизация выполняет повторяющиеся задачи в большом объеме быстрее, чем это может сделать человек. Если сложная задача, например, с пользовательским вводом, альтернативным выбором, утверждением или другими исключениями, выполняется только в редких случаях, то общая выгода от ее автоматизации может быть недостаточной.

8. Сосредоточьтесь на обслуживании
Внедрение автоматизации – это не одноразовая работа. Наборы данных, используемые для определения автоматизированного процесса, такие как сценарии и предопределенные визуальные объекты, требуют регулярного пересмотра и обновления в соответствии с изменениями в рабочих процессах и потребностями бизнеса. Иными словами, выполняет ли каждый автоматизированный процесс то, что нужно бизнесу? К сожалению, сопровождением автоматизации часто пренебрегают или относятся к нему как к чему-то второстепенному. Планируйте периодические проверки для пересмотра и переоценки автоматизированных процессов, но не останавливайтесь на достигнутом.

Изменения в инфраструктуре и бизнесе – два основных фактора, побуждающих к обслуживанию автоматизации. Например, добавление новых серверов может привести к увеличению вычислительных ресурсов, доступных для автоматического предоставления. Аналогичным образом, новый закон может потребовать изменения шагов в процессе автоматизации для обеспечения соответствия нормативным требованиям. Для решения этих задач обслуживание автоматизации может быть увязано с процессом управления изменениями в организации.

Оригинал статьи