В рамках процесса управления активами есть множество операций, повторяющихся на регулярной основе: постановка на учёт, перемещение, инвентаризация, выдача оборудования и т. д.
При проектировании процесса, в зависимости от задач, специфики и возможностей организации, для этих операций продумывается определённый порядок исполнения, гарантирующий порядок в учёте, безопасность, целостность данных и т. д. Выполнение таких операций можно и нужно автоматизировать, чтобы упростить работу специалистов и снизить влияние человеческого фактора.
Одна из таких операций — поступление ИТ-активов в организацию, например, вследствие приобретения партии оборудования у поставщика.
В коробочной версии ITSM-системы Altevics автоматизация данной операции позволяет заполнить вручную или импортировать из файла данные о поступивших активах, а затем автоматически создать записи о них с проверкой корректности заполнения и наличия всей обязательной информации.
При ручном заполнении данных можно использовать сканеры штрих-кодов для считывания машиночитаемой информации. Кроме того, для однотипных единиц можно просто указать их количество и перечислить серийные номера — система сама создаст необходимое количество записей.
При импорте из файла всё ещё проще: достаточно предоставить данные в требуемом формате и нажать на кнопку. Результаты выполнения операции отобразятся на экране и позволят устранить недочёты в данных, если они будут обнаружены.
Автоматизация данной операции позволяет сократить время, необходимое для ввода данных в систему, и избежать ряда ошибок и неполноты данных.
