Мой первый персональный компьютер назывался Спектр-001, это был полный аналог Радио-86РК, только изготовленный на заводе, а не радиолюбителем (этот ПК до сих пор лежит у меня под столом, выбросить кусочек моей истории рука не поднимается). Основным процессором данного компьютера была микросхема КР580ВМ80А, срисованная с Intel i8080A. У микросхемы 40 ножек, одна из них (кажется, номер 14), называлась “INT – запрос прерывания”. Говоря упрощённо, сигнал, поданный на эту ножку процессора каким-либо устройством, означал следующее: “Нам тут не важно чем ты занят, дорогой процессор, бросай всё и делай теперь что мы скажем”. Забавно, что в ПК Спектр-001 прерывания не использовались, и процессору никто никогда не мешал заниматься своими основными задачами.
В работе руководителя, да и рядового сотрудника, так бывает далеко не всегда.
Сидит такой руководитель, думает о стратегии. Ну или что-то попроще – готовится к важному выступлению, планирует увеличение продаж, контролирует качество предоставляемых услуг, пишет статью в известный журнал, да мало ли что! ВНЕЗАПНО звонок – “Шеф, а когда аванс?”. Или: “Товарищ генеральный, а Вы на этой неделе в офисе будете?”. Или: “Дорогой партнёр, мы тут услышали на рынке про …, а вы что об этом думаете?”
В такой ситуации у руководителя есть две возможности ответить на вторжение:
- Бросить всё, выслушать, переключиться на новую тему/задачу, ответить/порешать, положить трубку, вспомнить чем он занимался, переключиться обратно, продолжить.
- Бросить всё, выслушать, вежливо попросить не беспокоить до конца лета, положить трубку, вспомнить чем он занимался, переключиться обратно, продолжить.
Заметьте, что начинаются и завершаются оба варианта одинаково. В первом случае бесследно исчезают от 5 до 15 минут, в зависимости от вопроса и разговорчивости собеседника. А то и больше: у многих найдётся партнёр, который запросто съест от 40 до 60 минут на один разговор. Плюс время на переключение туда и переключение обратно, итого от 10 до 20 минут, в сложных ситуациях – до часа.
Во втором случае, когда собеседник отправлен восвояси, время всё равно уйдёт. Рабочий режим уже нарушен, восстановление потребует и сил, и времени. Плюс возникнут обязательства перезвонить позже, ведь вопрос не решён. В сумме выйдем на те же десятки минут, а звонков в течение дня может быть много.
Такие прерывания недопустимы с точки зрения личной эффективности.
Где-то посередине 2012 года, если верить статистике моей мобильной связи, я это чётко осознал и решил действовать. До указанной временной точки суммарное число голосовых минут у меня достигало и превышало 1400 в месяц, из них более 800 – входящая связь. Статистика за последние полгода показывает средние значения чуть больше 600 и чуть меньше 400 соответственно. Итого, всего по телефону я стал болтать меньше в 2-2,5 раза. Осталось теперь выяснить куда девалось сэкономленное время.
Рабочий день, мелко нарезанный на кусочки активности – работа, звонок, снова работа, звонок, звонок, что я делал до того? а, работа, ой, снова звонок… – похож на результат работы шредера. Где-то на отдельных “полосках” ещё можно найти что-то полезное, но в целом из нормального дня получается мусор.
А ведь если разобраться, то число срочных вопросов, где ответ нужен немедленно, исчезающе мало. Большинство же проблем могут запросто подождать несколько часов, а то и дней. Почему бы для них не использовать электронную почту? Важное отличие email от телефона – получение электронного сообщения не является прерывающим событием. Его можно игнорировать, а можно вообще любимый Outlook не открывать. Это не означает, что на сообщение не будет ответа – будет, конечно же, но чуть позже. Удивительно, но и получателю ответа будет удобнее и продуктивнее самому решить что и когда с ним делать.
Вот что говорят ребята из 37signals (теперь – Basecamp):
Стоит признать, что далеко не каждый вопрос требует немедленного ответа, и в таком случае рассчитывать, чтобы коллега немедленно потратил на вас своё время, – верх наглости.
Итак, довольно пропаганды здорового образа жизни. Пора действовать!
Вот что нужно сделать: установите правило, по которому любая информация и любой вопрос для вас отправляются всегда по электронной почте. В срочных случаях рекомендуйте использовать Скайп (его ведь тоже можно игнорировать, да?). И только в самых критичных ситуациях разрешите вашим коллегам и партнёрам звонить вам по телефону.
Это, конечно, не так просто, как кажется. Вот два существенных “минуса”:
- Это невежливо. Собеседники не будут понимать и станут обижаться. Тренд “отключи свой телефон” пока не настолько популярен.
- Телефон (а точнее – голос) передаёт эмоции. Почта, Скайп, WhatsApp и прочее – нет, смайлики не в счёт. Если вообще исключить личное общение, то беды не миновать.
Способы борьбы с указанными недостатками очевидны, расписывать их нет смысла.
Зато есть вот такие три больших и жирных “плюса”:
- Вы будете успевать за то же время делать больше дел. Совершенно точно. Проверено. Существенно больше дел.
- Ваши коллеги и партнёры тоже будут успевать больше – те из них, которые поймут “фишку”. Они, как и вы, будут сами решать когда и чем заниматься. Вы же не станете применять правило “минимум телефона” только к себе? Конечно нет, вы и по отношению к другим будете действовать аналогично.
- Запрет возможности позвонить и сбивчиво выдать поток сознания означает, что теперь контрагентам придётся формулировать письменно, чего и почему они от вас хотят. Сложно переоценить, насколько более чёткими становятся коммуникации! Что снова приводит к рациональному использованию рабочего времени, и вашего, и ваших коллег.
Есть ещё и четвёртый пункт, очень близкий для меня лично. Мой рабочий день давно уже ненормирован – я могу просидеть до двух ночи, а затем проспать до десяти утра. Так вот, не очень приятно, когда тебя будят по рабочему вопросу в десять утра! 🙂
Первый минус мне лично кажется абсолютно несущественным – обижаться на то, что не можешь “дёрнуть” шефа в любой момент по любому поводу? Я всеми доступными конечностями за то, чтобы вводилась и множилась культура чёткого формирования своих мыслей, изложения и уже затем адресации их вопрошаемому. Конечно, случаи возникают разные – иногда и дёргать приходится, но это внеплановые случаи, которые стемятся к минимуму при развитой практике планирования своей деятельности.