Есть наблюдения, что компании применяют процессы ITAM и ряд процедур управления ИТ-активами (IT Asset Management) не как регулярную рутинную деятельность, а как
проектную работу для решения какой-то конкретной проблемы. И когда она решается, процесс приостанавливается до возникновения следующей проблемы. Получается такой постоянно повторяющийся проект, каждый раз "с нуля".
Если спросить специалистов по управлению ИТ-активами, почему их компания инвестирует в данную область, они скорее всего расскажут вам о каком-то конкретном событии, в результате которого руководство обратило внимание на необходимость внедрения ITAM. Это могла быть, например, неудачная проверка, закончившаяся приличной неустойкой в пользу Microsoft или Adobe, или замечания регуляторов. Или быть может, нужно было срочно внести корректировки в системы, чтобы обеспечить бесперебойное обслуживание кредитных карт. А возможно просто осознали потребность в обеспечении собственной информационной безопасности. В общем, вам назовут массу различных причин, но вы редко услышите, что компания стала инвестировать в управление ИТ-активами, потому что сохранять, управлять этими активами разумно и целесообразно для развития бизнеса.
Но ведь должно было быть именно так. Компания вкладывается в технологии, в программное или аппаратное обеспечение, и разве эти вложения не стоят того, чтобы их защищать? Эта идея подтолкнула Крис Страгс (Criss Scruggs), автора заметки IT Asset Management Best Practices, к созданию списка самых важных факторов, которые обязательно нужно учитывать при внедрении ITAM.
- Вам потребуется лобби в руководстве компании. Иначе многие инициативы по управлению ИТ-активами так и останутся нереализованными, поскольку приоритеты всегда будут смещаться не в вашу пользу, а бюджеты урезаться. Ваш сторонник в руководстве поможет объяснить ценность процесса, изыскать средства. Любой проект должен приносить пользу, и эта польза должна быть очевидна руководству компании.
- Уделите особое внимание подбору команды, которая будет внедрять ITAM. Убедитесь, что они осознают важность своей задачи. Когда людям поручают проект, они могут слепо его выполнять. Но если сотрудники действительно вовлечены в процесс, они могут свернуть горы.
- Не пытайтесь объять необъятное. Выберите определенный участок работ для начала.
- Определите критерии критически важных ресурсов, это может быть как программное, так и аппаратное обеспечение. Систематизируйте списки ресурсов. Определите те, которые требуют особого внимания. Четкая классификация ресурсов значительно упростит вашу задачу.
- Подход к управлению ИТ-активами на основе жизненного цикла активов многократно опробован и проверен, так что не нужно изобретать велосипед. Управление активом начинается в тот момент, когда формируется заказ на его приобретение. И заканчивается, когда истекает срок службы этого актива (конечно же, информация о нём и его использовании сохраняется в базе).
- Есть ли у вас CMDB? Она может и не обязательна, но очень полезна, в том числе и для понимания взаимосвязи между ресурсами. В этой базе очень удобно объединять данные из различных источников. Тем не менее, не имеет смысла загружать сюда всю имеющуюся у вас информацию, перегруженность не сделает ее более эффективной.
- Автоматизируйте, автоматизируйте и еще раз автоматизируйте. Каждый раз, когда вы делаете какую-то операцию вручную, задавайте себе вопрос – можно ли это автоматизировать? Автор заметки готова поспорить, что ответ будет положительный. Что бы это ни было – патчи, внедрение приложений, отчётность – в большинстве случаев есть возможность автоматизировать это один раз и не вспоминать больше.
- Определите, кто будет управлять всеми собранными данными, это должен быть тот, кто получает от них максимальную пользу. Очень часто это оказывается служба поддержки. Интеграция информации у них помогает им решать проблемы самостоятельно и налаживать самообслуживание. Таким образом, остаются довольны и бизнес-подразделение и ИТ. Информация об активах также позволяет избежать неожиданных проблем в процессе внедрения изменений.
- Что касается управления лицензиями, то здесь зачастую важнее знать, что вы имеете право устанавливать, чем то, что уже установлено. Нередко организации не проходят проверку ПО из-за того, что не могут доказать, что у них есть права на установку. Да, звучит странно, но, как говорится, сохраняйте чеки. Вы избавите себя от многих проблем, если будете организованно хранить все лицензии.
-
Всегда оставляйте пространство для маневров. Вы будете получать обратную связь от команды по внедрению ITAM, от ИТ и бизнес-подразделений, и вам придется вносить корректировки. Так что заранее планируйте изменения и улучшения. Чем дольше вы будете заниматься управлением ИТ-активами, тем больше вы будете узнавать. И самое главное, что вам придется узнать – все всегда меняется. ИТ – одна из самых нестабильных сфер. А когда вы управляете чем-то постоянно меняющимся, то вам придется менять и сами способы управления.
