Один из вопросов, который часто задают на протяжении многих лет, заключается в том, в чем разница между политикой, процессом и процедурой? Решение о том, какая информация должна быть зафиксирована в том или ином типе документа, может стать настоящим минным полем. Итак, вот ответ…
Политика, процесс и процедура: в чем разница?
Полезно рассматривать эти документы в виде трехуровневой пирамиды:
Что такое политика?
На вершине пирамиды находятся политики.
Политика определяет стратегическое направление деятельности организации в соответствии с решением высшего руководства. Политика определяет пункт назначения, но не дает никаких указаний о том, как это должно быть выполнено. Например, политика может содержать такое утверждение, как “Время и посещаемость должны отслеживаться для всех сотрудников и подрядчиков четким и последовательным образом”, но не содержит никаких указаний на то, как оно должно быть выполнено.
Что такое процесс?
Под политикой находятся процессы.
Определение процесса в ISO выглядит следующим образом:
«Процесс — это набор взаимосвязанных действий, которые превращают входы в выходы»
Процесс определяет то, что вы делаете, но не то, как вы это делаете. Бизнес-процесс для отслеживания рабочего времени и посещаемости для всех сотрудников и подрядчиков может содержать такую задачу, как «Заполнение таблицы учета рабочего времени и посещаемости», но не содержать подробностей о том, как она выполняется. Существует предположение, что ответственное лицо будет знать, как выполнить поставленную задачу и где найти подходящие материалы для этого. Любые дополнительные указания или детали должны быть изложены в процедуре или рабочей инструкции.
На приведенной ниже карте процесса можно увидеть, что она содержит пять действий и показывает ответственного за каждое из них. Ожидается, что, например, менеджер проекта будет знать, как «Подтвердить охват проекта», или, если он не знает, он будет знать, как это выяснить. При необходимости можно ссылаться на документацию о том, как выполнять действие – процедуру или рабочую инструкцию – из соответствующего действия на карте процесса.
Что такое процедура или рабочая инструкция?
Это третий слой пирамиды.
В процедуре или рабочей инструкции должны быть подробно описаны точные шаги, которые человеку необходимо пройти, чтобы выполнить любое действие, описанное в процессе. Продолжая тему учета рабочего времени и посещаемости, можно привести следующую инструкцию: «Таблицу учета рабочего времени и посещаемости можно найти в папке «Отдел кадров» на сетевом диске. Количество работников и отработанное время указываются в колонках C и D’
Практическое применение
Распространенная причина интереса к разнице между политикой, процессом и процедурой заключается в том, что ясность и последовательность в отношении различных типов информации является абсолютно ключевым фактором в поощрении ваших сотрудников следовать согласованному процессу. Тем не менее, это по-прежнему самая сложная вещь, которую можно достичь в любом проекте по улучшению процессов, потому что он зависит от того, имеют ли все сотрудники доступ ко всем процессам вашей организации.
Оригинал статьи Пола Элсон-Вайнинга здесь.