Поступление ИТ-активов — это всегда событие, за которым тянется длинный хвост последствий. Привезли оборудование, приняли по документам, но в учёте оно не появилось. Или появилось, но без серийных номеров. Или с серийными номерами, но без привязки к договору. Или с договором, но без ответственного сотрудника. В результате активы существуют физически, но в системе их нет, а значит, они фактически выпадают из управления.
В Altevics поступление является одной из разновидностей операций с активами. Операции это не просто заполнение формы, а полноценный процесс: от регистрации операции до автоматической обработки в соответствии с требованиями организации. В основе работы операций лежат BPMN-процессы, поэтому их можно гибко настраивать в визуальном редакторе, включая необходимые шаги, от ввода данных и согласований, до автоматической обработки (например, создания активов в случае с операцией поступления) или интеграционных шагов обмена данными с внешними системами.
Единая точка входа для всех поступлений
Все операции поступления собираются в реестре, который находится в разделе управления активами. Здесь создаются новые поступления, редактируются существующие и отслеживается статус каждой операции. Форма поступления содержит несколько смысловых блоков.
- В разделе «Операция» фиксируются идентификатор, дата создания и статус, который автоматически меняется в зависимости от этапа: запланирована, в работе, проведена или отменена.
- Раздел «Договор» связывает поступление с договором поставки и определяет организацию-владельца.
- Раздел «Приобретение» собирает всю финансовую и документарную информацию: счёт, запрос на закупку, приходный документ, поставщика, цену и валюту.
Но главное в поступлении — это позиции. Именно они определяют, что именно и в каком количестве поступает в организацию.
Позиции поступления: спецификация будущих активов
Каждая позиция описывает одну категорию оборудования, которое будет создано в системе как актив. Для позиции обязательно указываются категория и тип, количество, продукт и название. Серийные номера оборудования можно ввести сразу простым перечислением. При этом можно использоваться не только ручной ввод, но и распространенные сканеры штрих-кодов.. Для каждой позиции задается ряд общих атрибутов, таких как “Статус”, “МОЛ”, “Местоположение”, “Дата поступления”, “Срок гарантии” и так далее. При создании актива общие атрибуты заполнятся одинаково для всех учетных единиц в рамках одной позиции, при этом каждый актив получит свой уникальный серийный номер и будет назван в соответствии с правилами именования.
Если поставщик оборудования готов предоставлять данные по шаблону, позиции поступления можно импортировать bp файла .xls. Шаблон файла можно скачать из системы.
Создание активов: автоматизация, а не рутина
Когда поступление зарегистрировано и позиции введены, достаточно нажать кнопку «Запустить создание активов», и Altevics самостоятельно сгенерирует нужное количество записей по каждой позиции аккуратно заполнив все необходимые атрибуты в соответствии с данными из операции.
Что это меняет на практике
Внедрение описанного механизма превращает поступление активов из хаотичного процесса в управляемую операцию. Сотрудник, принимающий оборудование, не гадает, какие поля заполнять и как потом создавать учётные записи. Он вводит данные один раз — в позиции поступления — а система тиражирует их на нужное количество активов.
Ответственные лица и места эксплуатации назначаются сразу, а не «потом, когда дойдут руки». Договоры и финансовая информация связываются с активами на этапе поступления, а не теряются в бумажных архивах. В результате активы попадают в систему полностью готовыми к эксплуатации, а не полусырыми записями, которые требуют дозаполнения. И каждый шаг от регистрации до закрытия операции оставляет в системе понятный, прозрачный след.
