Управление ИТ-активами (IT Asset Management, ITAM) — это практика контроля и оптимизации ваших ИТ-активов на протяжении всего их жизненного цикла. Эффективный ITAM гарантирует, что каждый актив — будь то материальный (аппаратный) или нематериальный (программный) — контролируется и используется правильно, надлежащим образом обслуживается и модернизируется, а в итоге утилизируется по окончании жизненного цикла.

Проще говоря, ITAM помогает вашей организации: знать, какие ИТ-активы у вас есть; эффективно использовать эти ресурсы; Избегайте ненужных расходов, а также сохраняйте безопасность и соблюдение требований.

Чтобы получить максимальную ценность от активов вашего ИТ-имущества, важно проактивно управлять жизненным циклом ИТ-активов на каждой стадии:

Однако без структурированной стратегии ITAM организации рискуют неэффективностью, уязвимостями безопасности и проблемами с соблюдением требований.

Типы управления ИТ-активами

Существует три основных типа управления ИТ-активами, которые стоит рассмотреть вашей организации:

• Управление аппаратными активами (Hardware Asset Management, HAM): оно касается физических ИТ-активов (материальных активов) внутри вашей организации (например, компьютеров, серверов, сетевого оборудования и т. д.).
• Управление программными активами (Software Asset Management, SAM): это управление лицензиями и приложениями программного обеспечения (нематериальные активы). Он обеспечивает соблюдение лицензионных соглашений по программному обеспечению, оптимизирует расходы на программное обеспечение и отслеживает использование программного обеспечения. Это крайне важно, чтобы избежать юридических проблем и ненужных расходов.
• Управление облачными активами (Cloud Asset Management, CAM): оно включает отслеживание и управление облачными ресурсами, такими как SaaS (Software as a Service), IaaS (Infrastructure as a Service) и PaaS (Platform as a Service). Он помогает организациям контролировать облачные расходы и обеспечивать соответствие соглашениям о облачных сервисах.

Все эти компоненты являются ключевыми компонентами ITAM и играют важную роль в эффективном управлении ИТ-активами организации. Хотя каждый из них уникален, они имеют отношение друг к другу. Например, если инвентаризация вашего оборудования неточна, управление лицензиями на программное обеспечение также будет ошибочным, так как оно зависит от данных, предоставленных вашим оборудованием. Поэтому важно иметь чёткую стратегию по всему спектру ITAM, чтобы быть полностью эффективной.

Ключевые стандарты ISO для ITAM

Существует множество правил, связанных с ITAM, и крайне важно, чтобы любая стратегия им следовала. Некоторые ключевые стандарты включают:

• ISO/IEC 19770-1: Интегрирует людей, процессы и технологии, необходимые для управления каждым этапом жизненного цикла ИТ-актива. Основным движущим элементом этого стандарта является установление связи, связанной с эффективностью, между стратегией ITAM и операциями, чтобы любой принимающий стандарт мог практически в реальном времени реагировать на изменения штата, которые могут негативно повлиять на ИТ-операции.
• ISO/IEC 19770-2: Относится к основному процессу SAM — процессу создания и поддержания точного и полного инвентаря всех программных продуктов, развернутых на всех устройствах под оперативным контролем организации или отдельного лица.
• ISO/IEC 19770-3: Подробно описываются права, связанные с программным обеспечением, включая права на использование, ограничения, метрики и способ измерения потребления.
• ISO/IEC 19770-4: Позволяет стандартизировать отчётность об использовании ресурсов. Это особенно важно при управлении более сложными лицензиями и облачным программным и аппаратным обеспечением.
• ISO/IEC 19770-5Краткое описание базовых принципов и подходов, на которых основаны ITAM и SAM.

Четыре веские причины, почему управление ИТ-активами так важно

Поскольку мы уже знаем, какие риски возникают, когда организации не применяют ITAM-практики, давайте рассмотрим четыре убедительные причины, почему продуманное управление IT-активами необходимо.

1. ITAM повышает использование и обеспечивает экономичность затрат: Поддержание систематической структуры ITAM помогает поддерживать обзор всех ИТ-активов вашей компании и поддерживать информацию актуальной. Это может сэкономить вам много денег, потому что ваши команды могут устранить дублирующиеся ИТ-ресурсы и тем самым повысить их использование. В то же время вы можете значительно сэкономить, избегая ненужных покупок и снижая расходы на лицензирование и поддержку.
2. ITAM создает центральный источник информации: Активы часто отслеживаются в разных местах и разными людьми, и вы никогда не можете быть уверены, достоверны ли ваши данные или актуальны. Именно здесь ITAM играет важную роль в создании структуры и ясности в ИТ-среде, создавая центральный, доступный информационный центр для IT, руководства и всей организации. Кроме того, автоматизация отслеживания активов, анализа использования и идентификации зависимостей внутри ITAM освобождает ценные ресурсы и снижает операционную нагрузку на команды ITSM.
3. ITAM предоставляет преимущества в области безопасности и соответствия требованиям: Эффективное управление ИТ-активами обеспечивает значительные преимущества в безопасности и соблюдении требований. Тщательно отслеживая конфигурации активов и статусы патчей, ITAM играет ключевую роль в снижении рисков безопасности и улучшении видимости при несанкционированных установках программного обеспечения или аппаратного обеспечения. Кроме того, он обеспечивает соблюдение лицензионных соглашений и нормативных требований, оптимизируя аудиты программного обеспечения за счёт точных и актуальных данных об активах. В итоге такое всестороннее понимание ИТ-среды даёт организациям лучшие возможности управления рисками, чётко выявляя уязвимые активы и их местоположение.
4. ITAM поддерживает практики и команды ITSM по всей организации: когда организация обладает всесторонними и надёжными знаниями о своих ИТ-ресурсах, она способствует созданию ценности. В конце концов, имея в распоряжении точные данные, команды могут ускорить действия и проактивно оценивать последствия изменений. Таким образом, ITAM также играет важную роль в таких процессах, как управление инцидентами, управление проблемами или управление изменениями.

Распространённые заблуждения в ITAM

При определении того, что такое ITAM, полезно понять, чем он не является. Вот разбор распространённых заблуждений и того, что ITAM не охватывает:

• ITAM — это не просто инвентаризация: хотя отслеживание запасов является важной частью ITAM, это не единственная цель. ITAM включает управление всем жизненным циклом, включая финансовые и договорные аспекты.
• ITAM — это не одноразовый проект: ITAM — это непрерывный процесс, а не единичное событие. Для сохранения эффективности требуется постоянный мониторинг, обновление и оптимизация.
• ITAM — это не то же самое, что управление ИТ-услугами (ITSM): хотя ITAM и ITSM связаны, они отличаются. ITSM сосредоточена на предоставлении и управлении ИТ-услугами для удовлетворения потребностей пользователей, тогда как ITAM — на управлении активами, обеспечивающими эти услуги. Они работают вместе, но это не одно и то же.
• ITAM — это не просто снижение затрат: хотя оптимизация затрат — преимущество ITAM, это не единственная цель. ITAM также стремится повысить соответствие требованиям, снизить риски и максимизировать ценность инвестиций в ИТ.
• ITAM — это не просто техническая функция: хотя ИТ-отделы активно вовлечены, эффективный ITAM требует сотрудничества с финансовыми, юридическими и другими отделами для управления контрактами, бюджетами и соблюдением требований.

По сути, ITAM — это комплексная, непрерывная практика, которая предоставляет целостное представление об ИТ-активах организации, а не на узкую, изолированную функцию.

В итоге как вы создаёте и управляете эффективной стратегией ITAM?

Шаги к разработке стратегии ITAM с высоким эффектом

Эффективное управление стратегией ITAM требует структурированного подхода, охватывающего различные аспекты жизненного цикла актива.

1. Заложите прочную основу:
   • Разработайте комплексную политику ITAM: опишите роли и обязанности ITAM, процедуры приобретения, использования, обслуживания и утилизации. Чётко определите сферу деятельности, цели и правила управления всеми ИТ-активами. Также убедитесь, что политика учитывает соблюдение лицензионных соглашений и нормативных актов.
   • Создайте централизованную инвентаризацию активов: поддерживайте точный и актуальный учет всего оборудования, программного обеспечения и облачных активов. Включите подробную информацию, такую как тип актива, местоположение, пользователь, дата покупки и статус гарантии. Убедитесь, что у вас есть «единый источник достоверности» для всех данных, связанных с активами.
2. Внедрите эффективные процессы:
   • Автоматизируйте обнаружение и отслеживание активов: используйте программное обеспечение для управления IT-активами (ITAM), чтобы автоматизировать обнаружение новых активов и отслеживать изменения в существующих. Это сократит ручной труд и повысит точность.
   • Оптимизируйте управление лицензиями на ПО: регулярно проводите аудиты для обеспечения соответствия лицензионным соглашениям. Отслеживайте использование лицензий и выявляйте возможности для оптимизации их распределения, внедряйте инструменты мониторинга использования программного обеспечения.
   • Управляйте жизненным циклом актива: разработайте стандартизированные процедуры для каждого этапа жизненного цикла актива — от приобретения до вывода из эксплуатации. Внедрите графики профилактического обслуживания и обновлений, а также обеспечьте безопасную очистку данных при утилизации активов.
   • Проводите регулярные аудиты: регулярно проверяйте инвентаризацию активов и состояние программных лицензий. Это гарантирует точность ваших данных и соответствие вашей организации требованиям.
3. Повышайте безопасность и соответствие требованиям:
   • Интегрируйте ITAM с практиками безопасности: используйте данные ITAM для выявления и устранения уязвимостей в системе безопасности. Убедитесь, что все активы должным образом обновлены и защищены, и включите ITAM в общую стратегию управления рисками вашей организации.
   • Обеспечьте соответствие нормативным требованиям: ведите точные записи для демонстрации соответствия соответствующим нормативным актам и следите за изменениями, которые могут повлиять на ITAM.
4. Способствуйте сотрудничеству и коммуникации:
   • Содействуйте межведомственному сотрудничеству: поощряйте взаимодействие между IT-отделом, финансовым отделом, юридическим отделом, отделом закупок и другими подразделениями. Установите четкие каналы связи для обмена информацией, связанной с активами.
   • Обеспечьте обучении и информирование по ITAM: обучайте сотрудников политикам и процедурам ITAM. Повышайте осведомленность о важности ответственного управления активами.
5. Используйте инструменты, технологии и профильных партнёров ITAM:
   • Внедрите программное обеспечение ITAM: выбирайте инструменты ITAM, которые соответствуют конкретным потребностям вашей организации, но при этом убедитесь, что они интегрируются с вашими существующими ИТ-системами.
   • Привлекайте надёжного партнёра по ITAM: Сотрудничайте со специалистами в области ITAM, такими как Cleverics, которые помогут вам уверенно управлять своими IT-активами и выстроить надежную стратегию ITAM, повышающую эффективность, снижающую затраты и минимизирующую риски.

     ---

По материалам публикации

ИНТЕНСИВ С ТРЕНЕРОМ

Управление ИТ-активами (ITAM + SAM)

Трёхдневный практический курс на основе IBPL, ITIL, COBIT, ISO 20000 и ISO 19770