С управлением ИТ-активами (IT asset management, ITAM), в настоящее время являющейся одной из 34 практик управления услугами ITIL 4, мы надеемся повысить осведомленность о важности ITAM и управления программными активами (software asset management, SAM), включая управление лицензиями на программное обеспечение. Почему SAM так важен? Управление лицензиями на программное обеспечение заключается не только в экономии денег, но и в соблюдении нормативных требований. Это возможность гарантировать, что все программное обеспечение, используемое в вашей организации, лицензировано и оптимизировано.
Чтобы помочь вашей организации рассмотреть необходимость и способы управления лицензиями на программное обеспечение, статья Ариэля Гесто (Ariel Gesto) дает три практических совета о том, как лучше справляться с обязанностями по лицензированию программного обеспечения.
1. Сообщите о ваших возможностях управления лицензиями на программное обеспечение
В значительной степени это утверждение «Это то, что мы будем делать» – и сейчас, и в будущем. Убедитесь, что эта область задокументирована, одобрена и согласована таким образом, чтобы не возникало путаницы или возможности ошибки. Но для этого вам нужно установить границы управления лицензиями на ПО…
При настройке границ возможностей управления лицензиями на программное обеспечение в вашей организации или более широких процессов SAM, пожалуйста, помните цитату от гуру по производительности и управлению временем Дэвида Аллена:
“Ты можешь делать что-нибудь, но не все.”
Другими словами, сосредоточьтесь на том, что важно, а не пытайтесь исправить все сразу. Следовательно, необходимо сконцентрировать усилия по управлению лицензиями на том, что наиболее важно для вашей организации. Это может быть одна или несколько из следующих задач: решение ваших основных областей риска, соблюдения нормативных требований, подробное описание пяти крупнейших поставщиков программного обеспечения вашей организации (по расходам) или фокусирование внимания на названиях программ, на которые ваша организация тратит больше всего денег.
2. Инвестируйте время и усилия в SAM: политики, процессы и документацию
Успех управления лицензиями на ПО и SAM живет и умирает в зависимости от качества политик вашей организации и документации процесса.
В ваших политиках должны быть изложены правила для всего жизненного цикла управления лицензиями на программное обеспечение. Они должны включать в себя:
- Когда и как можно запросить программное обеспечение
- Как блокируются компьютеры и ноутбуки для предотвращения несанкционированной установки и использования программного обеспечения
- Что происходит при обнаружении на устройствах неутвержденного программного обеспечения: от удаления, последствий для персонала, до будущей профилактики
- Лицензирование программного обеспечения для мобильных устройств и использования облачных услуг / программного обеспечения
- Что происходит при обнаружении неиспользуемого программного обеспечения
- Сколько времени программное обеспечение может не использоваться, прежде чем оно будет восстановлено
- Правила взимания платы за программное обеспечение (при необходимости).
Как только ваша политика будет принята, создайте процессы SAM вашей организации. При этом убедитесь, что охвачены следующие процессы и задачи:
- Запрос нового программного обеспечения
- Проверка наличия лицензии
- Разрешение на покупку нового программного обеспечения
- Заказ программного обеспечения
- Прием товаров, то есть оприходование программного обеспечения после покупки
- Установка программного обеспечения
- Поддержка проблем, связанных с программным обеспечением
- Мониторинг использования программного обеспечения и повторная проверка, когда это необходимо
- Идентификация и исправление несанкционированного программного обеспечения
- Управление аудитом поставщиков программного обеспечения
При составлении плана ваших процессов SAM не забудьте включить другие практики управления ИТ-услугами (ITSM), которые будут использоваться для обеспечения, изменений и решения проблем, связанных с программным обеспечением.
3. Поддержка ваших людей и процессов с помощью технологии ITAM
ITAM и управление лицензиями на программное обеспечение могут быть реализованы с помощью инструментов личной продуктивности, таких как Microsoft Excel. Но как только ваша организация и ее программное обеспечение достигнет определенного размера, вам, скорее всего, понадобится инструмент ITAM для поддержки процессов и процедур SAM. Такие инструменты обычно имеют быстрый срок окупаемости благодаря потенциальной финансовой экономии.
Ваша организация должна начать с уже имеющегося. Если у вашей службы поддержки ИТ есть инструмент ITSM, включает ли он базу данных управления конфигурацией (configuration management database, CMDB) или систему управления конфигурацией (configuration management system, CMS)? Если включает и используется менеджером конфигурации (или аналогичной ролью), то он, вероятно, сможет поддерживать ваши процессы SAM и предоставлять ключевую информацию из CMDB / CMS.
С точки зрения инвестиций в пригодную для использования технологию ITAM, следует рассмотреть возможности:
- Обнаружения – чтобы понять программное обеспечение в вашей среде
- Согласования – установка соответствующего программного обеспечения в соответствии с приобретенными лицензиями
- Учета – как используется программное обеспечение и как часто; что помогает в оптимизации программного обеспечения
- Управления контрактами – хранить, управлять и ссылаться на ваши контракты на программное обеспечение
- Технического обслуживания и автоматического развертывания программного обеспечения – возможность развертывания исправлений и автоматического развертывания программного обеспечения.
- Управления рабочим процессом – возможность автоматизировать процесс SAM для минимизации ручного труда
- Отчетности – возможность предоставлять лицензионную информацию по мере необходимости.
В конечном счете речь идет об использовании технологии ITAM для оптимизации деятельности SAM вашей организации.
